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Les finitions -- mettre la dernière main au congédiement

L'article sur le congédiement paru dans notre dernier numéro d'AU POINT (voir "Le congédiement : une tâche désagréable, mais inévitable" sous la rubrique "Publications") mettait l'accent sur les questions dont les employeurs doivent tenir compte pour que le renvoi, motivé ou non, ne donne pas ouverture à des poursuites. Nous en sommes arrivés au point où l'employé reçoit la nouvelle, quitte les lieux, et la relation d'emploi prend fin. Nous allons maintenant considérer les questions qui surgissent généralement à la fin du processus de congédiement, en commençant par la quittance, qui rend officielle la rupture de la relation d'emploi.

QUITTANCE EFFICACE

La quittance est un contrat en vertu duquel l'employeur est protégé contre un recours éventuel intenté par un employé partant, ce dernier y renonçant en considération de la prestation de certains avantages. Par conséquent, une quittance sera surtout nécessaire dans le cas des renvois non motivés.

Les observations faites quant à l'application des contrats de travail dans le numéro d'avril 1999 d'AU POINT (voir "Le contrat de travail modèle" sous la rubrique "Publications") valent également pour les quittances. Non seulement celles-ci doivent-elles être conformes à certains critères juridiques pour être valables, elles constituent une forme de contrat sujet à un examen judiciaire de plus en plus rigoureux, vu l'inégalité perçue entre le pouvoir de négociation des deux parties en cause. Le fait de ne pas assurer la validité de l'entente peut ouvrir la porte à une poursuite pour congédiement injustifié.

La première exigence juridique pour assurer la validité de la quittance est la contrepartie : l'entente doit conférer un avantage aux deux parties. Cela signifie, par exemple, que l'indemnité de départ de l'employé doit dépasser ce à quoi il aurait droit en vertu de la Loi sur les normes d'emploi. Si l'employeur ne paie que le minimum prévu par la loi, il n'a donné aucune valeur à l'employé, puisque l'employé aurait eu droit à cette somme même sans avoir signé d'entente.

Deuxième exigence, l'employeur doit pouvoir faire la preuve que l'employé n'a pas été forcé de signer l'entente. Cela peut se faire en donnant à l'employé suffisamment de temps pour consulter un avocat avant de signer la quittance, et en incluant une disposition qui fait état de cette mesure.

Troisième exigence, l'entente devrait énumérer de façon précise toutes les réclamations éventuelles de l'employé contre l'employeur. En règle générale, les tribunaux refuseront d'exécuter une entente qui se contente, en termes vagues, de libérer l'employeur de toute responsabilité. L'entente devrait préciser que le paiement est versé pour satisfaire pleinement à tous les droits, en vertu de la common law et de la loi, aux indemnités de cessation d'emploi et de départ, à la paie de vacances, aux avantages sociaux et à tout autre montant dû à l'employé. L'entente devrait également déclarer que les prestations à l'employé remplissent toutes les obligations en vertu de la common law et de la loi. Il convient de souligner, toutefois, qu'en vertu de la Loi sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail, toute entente où le travailleur renonce aux prestations prévues par la Loi et auxquelles le travailleur ou ses héritiers ont droit est nulle. En outre, la décision dans l'affaire Pritchard v. Ontario (Human Rights Commission), dont fait état le présent numéro d'AU POINT (voir "Le dépôt d'une plainte pour violation des droits de la personne après la signature d'une décharge ne constitue pas nécessairement de la mauvaise foi" sous la rubrique "Publications"), semble indiquer que la Commission n'est pas tenue de se conformer à une quittance de responsabilité en vertu du Code des droits de la personne, si l'employé porte plainte par la suite.

RÉFÉRENCES D'EMPLOI

Nous avons traité de ce sujet en détail dans le numéro d'octobre 1998 d'AU POINT (voir "Références d'employeur : prudence, mais non silence" sous la rubrique "Publications"). Il convient d'insister ici sur l'importance d'éviter à la fois de diffamer l'employé ou d'induire un employeur éventuel en erreur au sujet de l'employé, ce qui pourrait causer du tort à cet l'employeur. L'équilibre est encore plus délicat lorsqu'on allègue un motif pour le congédiement et que celui-ci risque de donner lieu à un litige. Cependant, le refus de donner des références ou le fait de n'en donner qu'un minimum peut causer d'autres difficultés, et n'est donc pas une solution satisfaisante. Pour réduire au minimum la possibilité de donner des renseignements erronés ou diffamatoires, l'employeur devrait organiser un système central pour la fourniture de références, sous la supervision d'une personne désignée, qui devrait recevoir une formation sur les problèmes causés par les références, accordées ou refusées.

OBLIGATION POUR L'EMPLOYÉ DE MITIGER LES DOMMAGES

Même lorsqu'un employé est congédié avec préavis, il est tenu de minimiser les dommages en faisant des efforts raisonnables pour se trouver un autre emploi. En pratique, l'obligation de minimiser les dommages devient généralement un facteur lorsque l'affaire aboutit devant les tribunaux, puisque l'absence d'effort de la part de l'employé pour minimiser les dommages peut diminuer le montant des dommages-intérêts accordés par le tribunal. Il est important de souligner que c'est à l'employeur que revient le fardeau de la preuve que les efforts de l'employé n'ont pas été raisonnables; les tribunaux ont indiqué qu'un effort "raisonnable" ne veut pas dire que l'employé doit s'intéresser activement à la moindre possibilité d'emploi.

En l'absence d'un litige, il peut arriver que l'employeur préfère payer l'indemnité de départ par acomptes pendant la période de préavis et spécifier dans la quittance que les paiements prendront fin lorsque l'employé aura trouvé un nouvel emploi.

AVANTAGES SOCIAUX DE L'EMPLOYÉ PENDANT LA PÉRIODE DE PRÉAVIS

Les tribunaux ont jugé que les employés doivent être compensés pour les avantages sociaux auxquels ils auraient eu droit pendant la période de préavis. La Loi sur les normes d'emploi prévoit également que les avantages sociaux doivent être maintenus pendant la période prescrite par la Loi. En général, les tribunaux accorderont des dommages-intérêts pour la perte des avantages sociaux liés aux régimes médicaux et dentaires, et pour la perte des contributions aux REÉR et aux régimes de retraite privés.

Les lecteurs d'AU POINT se souviendront de la décision de la Cour suprême du Canada (voir "La Cour suprême juge que les prestations d'invalidité doivent être déduites des dommages-intérêts accordés pour renvoi injustifié" sous la rubrique "Publications"), où la Cour avait jugé que lorsque l'employeur a pleinement capitalisé un régime d'assurance-invalidité, et que l'employé congédié reçoit des prestations d'invalidité, ces prestations sont déduites du montant des dommages-intérêts. Par contre, dans un cas où l'employé congédié qui reçoit des prestations a contribué à un régime privé, un tribunal ontarien a refusé de déduire les prestations du montant accordé.

Règle générale, lorsque la prestation est versée en vertu d'un régime d'assurance privé, et que le régime exige que l'employé soit activement employé, il vaut mieux aviser l'employé congédié des droits de conversion qui pourraient être offerts en vertu de la police d'assurance, et du délai qui s'applique. À défaut d'agir ainsi, l'employeur pourrait être tenu responsable à l'égard de l'employé ou du bénéficiaire de l'employé des prestations auxquelles l'employé aurait eu droit pendant la période de préavis.

Les allocations pour l'habillement, le kilométrage ou les repas ne sont généralement pas compensées, puisqu'il s'agit de remboursements liés au travail. La situation diffère, toutefois, lorsqu'il est possible de montrer que l'allocation constituait une rémunération ou un avantage personnel.

La paie de vacances accumulée est généralement accordée en tant que dommages-intérêts, à moins que l'accumulation ne soit interdite par les politiques de la compagnie ou le contrat de travail. Inversement, les congés de maladie non utilisés ne sont généralement pas compensés, à moins d'une disposition contraire dans les politiques ou le contrat de travail de l'employeur.

CONSIDÉRATIONS FISCALES

Les dommages-intérêts pour congédiement injustifié, accordés par un tribunal ou convenus entre les parties, sont pleinement imposables. Revenu Canada fait toutefois la distinction entre "revenu d'emploi" et "indemnité de retraite", cette dernière n'étant pas sujette aux déductions pour le Régime de pensions du Canada ou l'assurance-chômage. Par ailleurs le revenu, contrairement à l'indemnité de retraite, ne peut être placé directement dans un RÉER sans imposition.

De façon générale, les paiements forfaitaires en guise de préavis sont considérés des allocations de retraite, malgré quelques indications de Revenu Canada que le paiement qui remplace le préavis pourrait être considéré comme revenu. Lorsque le paiement est considéré comme une indemnité de départ, y compris l'indemnité en vertu de la Loi sur les normes d'emploi, ou comme des dommages-intérêts pour congédiement injustifié, il est assimilé à l'allocation de retraite. Les tribunaux ont rendu des jugements contradictoires en la matière, mais il semble que les dommages-intérêts pour détresse mentale, qui ne sont pas normalement imposables, sont considérés comme partie d'une allocation de retraite lorsqu'ils sont liés à une perte d'emploi.

Une partie de l'allocation de retraite doit être déduite et remise à Revenu Canada. Cette mesure incombe à l'employeur, et le défaut de s'y conformer pourrait entraîner des sanctions ou une poursuite. Par conséquent, l'employeur qui n'est pas certain de ses obligations devrait faire montre d'une grande prudence, en retenant à la source et en remettant les déductions à Revenu Canada.

Notre point de vue

Le processus de congédiement est facilité si l'employeur comprend bien la portée de ses obligations. Ces connaissances permettront d'éviter les poursuites, et augmenteront les chances d'avoir gain de cause si le recours aux tribunaux ne peut être évité. Lorsque l'employeur envisage le congédiement avec motif valable, il peut économiser beaucoup, mais il faut bien comprendre ce que l'on entend par motif valable, et documenter à la fois le motif et les tentatives de remédier à la conduite ou au rendement de l'employé.

Lorsqu'aucun motif valable n'est allégué, et qu'aucune disposition contractuelle ne s'applique, l'employeur doit déterminer ce qui constitue un préavis raisonnable pour l'employé, compte tenu de l'âge de l'employé, de ses années de service, de son poste et de la probabilité qu'il trouve un emploi semblable. L'employeur doit surtout faire en sorte que le congédiement soit traité avec tact, et que l'employé ne soit ni gêné ni humilié.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec André Champagne au (613) 563-7660, poste 229.