Le congédiement : une tâche désagréable, mais inévitable

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Un coup d’oeil rapide sur les différents numéros d’AU POINT suffit pour se rendre compte qu’une manoeuvre malhabile dans le congédiement d’un employé peut couter cher a l’employeur. Dans certains cas, il peut s’avérer impossible d’éviter une poursuite, mais l’employeur qui prend des précautions avant d’entamer la procédure de congédiement peut réduire au minimum les couts financiers et moraux de ce qui constitue sans doute l’aspect le plus difficile de la gestion du personnel. Dans le premier de deux articles, nous présentons ici un bref aperçu de ce que les employeurs régis par la loi provinciale doivent savoir lorsqu’ils mettent fin a l’emploi de leurs employés non-syndiqués.

EXISTENCE D’UN MOTIF VALABLE

L’existence d’un motif justifiant le congédiement est d’importance cruciale, car le cas échéant, l’employeur est en droit de congédier l’employé immédiatement et sans préavis. Toutefois, il peut en couter cher a l’employeur qui se trompe : si le litige aboutit devant les tribunaux, l’employeur qui allegue un motif jugé non valable risque une condamnation sévere.

Il est donc important de garder a l’esprit qu’un rendement insatisfaisant, la personnalité, la façon d’etre ou encore le besoin de réduire les effectifs ne constituent pas un motif valable. Les tribunaux ont conclu que certaines catégories d’infractions constituaient des motifs justifiant le congédiement, notamment l’inconduite grave, l’incompétence, la malhonneteté, le vol ou la fraude, l’insubordination, un manquement grave au devoir, les conflits d’intérets et, dans certains cas, une profonde incompatibilité, par exemple, pour des raisons d’hygiene. Il convient de rappeler ici que le droit canadien ne reconnaît pas le principe du “motif presque suffisant”, de sorte que l’employeur ne peut éviter le préavis raisonnable a moins d’un motif valable.

Le fardeau de la preuve d’un motif valable incombe a l’employeur. Puisqu’il est plutôt rare qu’un employé soit congédié a cause d’un seul incident, il est essentiel de tenir un dossier sur les problemes de rendement ou de comportement pour éviter ou gagner toute poursuite éventuelle. L’employeur doit aussi faire la preuve qu’il a employé des mesures disciplinaires progressives a l’endroit de l’employé. Le tribunal s’attend a ce que l’employeur ait réagi de façon appropriée, vu l’historique du probleme, en donnant des avertissements, en précisant les attentes ou les normes applicables et, s’il y a lieu, en imposant des sanctions ou en offrant de l’aide. Toute mesure de discipline ou d’aide devrait etre documentée.

ABSENCE DE MOTIF VALABLE

S’il n’existe pas de motif pour le congédiement, l’employeur doit donner un préavis raisonnable ou verser une indemnité. Pour les employés régis par la loi provinciale, le préavis minimum est établi dans la Loi sur les normes d’emploi, qui prévoit que les personnes employées depuis trois mois et plus ont droit a une indemnité de cessation d’emploi jusqu’a concurrence de huit semaines de salaire. Les employés qui comptent cinq ans de service ou plus ont également droit a une indemnité de départ jusqu’a concurrence de 26 semaines de salaire, si l’employeur a une masse salariale de 2,5 millions de dollars ou plus ou s’il met en oeuvre une réduction massive de ses effectifs. Les parties ne peuvent se soustraire a ces obligations par voie contractuelle.

La période de préavis prévue dans la Loi sur les normes d’emploi ne représente cependant qu’un minimum légal, et ne devrait pas etre considérée comme indicateur d’un préavis raisonnable en vertu de la common law. Regle générale, la période de préavis augmente en fonction du niveau de responsabilité de l’employé au sein de l’organisation, son âge, ses années de service et la difficulté qu’il aurait a se trouver un nouvel emploi dans le meme domaine.

D’autres facteurs encore entrent en ligne de compte pour calculer la période de préavis. Dans l’affaire Leonetti and Halsey v. Hussman Canada Inc., par exemple (voir “Délai de préavis pour des employés promus hors de l’unité de négociation : une promesse doit etre tenue” sous la rubrique “Publications”), la Cour d’appel de l’Ontario a jugé que deux employés, congédiés dans le cadre d’une réduction des effectifs apres avoir reçu une promotion qui les sortait de leur unité de négociation, avaient droit a un préavis s’étendant jusqu’a l’âge de leur retraite, puisque l’employeur leur avait promis qu’ils reviendraient a l’unité de négociation si jamais leurs postes cadres étaient éliminés. Une promesse de sécurité d’emploi a également étayé une décision qui accordait une longue période de préavis dans l’affaire Kilpatrick v. Peterborough Civic Hospital, bien que cette décision ait été cassée, pour d’autres motifs (voir “Apres six ans de service, le PDG d’un hôpital a droit a 30 mois d’avis” et “La décision Kilpatrick est cassée pour des motifs de procédure” sous la rubrique “Publications”).

Les affaires Leonetti et Kilpatrick nous rappellent aussi que meme si aucun motif n’est allégué pour justifier le congédiement, il peut tout de meme y avoir un litige qui aboutit devant les tribunaux. Il est donc important pour les employeurs qui envisagent des congédiements, avec ou sans motif déterminé, de tirer des leçons de l’arret Wallace c. United Grain Growers Ltd., une décision de la Cour supreme du Canada (voir “Équitablement, raisonnablement et décemment” : la Cour supreme juge que les employeurs doivent traiter avec bonne foi les employés qu’ils congédient” sous la rubrique “Publications”). Si l’employeur est perçu comme ayant agi de mauvaise foi ou de façon injuste dans le congédiement, une période de préavis plus longue est accordée.

Outre la question du préavis raisonnable, les employeurs doivent aussi s’assurer que le congédiement ne contrevient pas a l’une ou l’autre des lois provinciales sur l’emploi. Ainsi, les congédiements touchent-ils de façon disproportionnée les employés appartenant a des groupes protégés par le Code des droits de la personne, tels que les membres des minorités visibles ou les employés d’un certain âge? Si oui, on pourrait faire la preuve d’une tendance qui exposerait l’employeur a une poursuite en vertu du Code. L’employeur qui congédie un employé au cours d’une campagne de recrutement syndical risque d’etre condamné pour pratique déloyale en vertu de la Loi sur les relations de travail. Par ailleurs, en vertu de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, lorsqu’un employé est congédié dans les six mois qui suivent son retour au travail apres un accident de travail, on présume que l’employeur a manqué a ses devoirs aux termes de la Loi.

ANNONCER LA NOUVELLE…

Il n’y a peut-etre jamais de moment idéal pour annoncer a un employé qu’il est congédié, mais certains moments sont pires que d’autres. Il est important de tenter de déterminer si l’employé subit d’autres pressions immédiates, ce qui donnerait une allure particulierement ingrate et insensible au moment choisi pour le congédiement. Si l’affaire est portée devant les tribunaux, le fait d’avoir choisi un moment difficile dans la vie de l’employé pour lui annoncer son congédiement pourrait entraîner une période de préavis plus longue.

L’employé devrait etre avisé personnellement de son congédiement et recevoir une lettre expliquant la décision. Malgré les dangers que présente une lettre de congédiement mal rédigée, plusieurs raisons justifient la remise d’une lettre a l’employé. Une lettre franche, précise et détaillée qui donne les raisons du congédiement transmet le message que l’employeur a soigneusement réfléchi a cette grave décision. Cela est particulierement important lorsque l’employeur allegue un motif déterminé, car des raisons bien formulées pour le congédiement pourraient dissuader l’employé de contester la décision et pourraient éviter a l’employeur une action en justice ou l’on cherche la preuve des motifs allégués.

La lettre devrait également préciser la date de cessation d’emploi, le montant du reglement, des renseignements sur la continuation du régime d’avantages sociaux, une énumération des indemnités a verser en vertu de la loi et inclure tout document de décharge que l’employeur souhaite faire signer. La liste varie selon les questions a régler.

Les employeurs devraient éviter d’adopter un ton sec dans la lettre, surtout si aucun motif n’est allégué pour justifier le congédiement. Il est arrivé qu’un employé avec 35 ans de service reçoive sa lettre, livrée par taxi un vendredi soir. Pas un mot de remerciement pour ses longues années de loyauté, pas la moindre offre pour l’aider a trouver un nouvel emploi. Le tribunal a parlé d’un ton [TRADUCTION] “froid et désinvolte”.

Il faut également faire preuve d’empathie dans la tenue de l’entrevue, qui devrait avoir lieu en privé et, dans la mesure du possible, lorsque la plupart des autres employés ont quitté le lieu de travail. L’entrevue devrait etre breve et concise, et s’il est acceptable d’encourager l’employé en parlant de ses aptitudes ou compétences, l’employeur doit fermement souligner que la décision est sans appel. Il faut s’attendre a ce que l’employé réagisse avec colere ou détresse, et l’employeur devrait éviter de discuter des mérites de la décision. Si possible, il est préférable que deux représentants de la compagnie soient présents, et on devrait rédiger un compte-rendu détaillé de l’entrevue.

Si le congédiement prend effet immédiatement, l’employeur devrait éviter de gener l’employé en restant pres de lui alors qu’il prend ses effets personnels. L’employeur devrait également envisager d’offrir a l’employé de revenir plus tard pendant la semaine pour terminer cette tâche.

De meme, il faut chercher a donner un ton positif a l’annonce du départ de l’employé au reste du personnel, en expliquant comment désormais les fonctions de cet employé seront exécutées. L’employeur doit surtout éviter de faire des commentaires négatifs sur le comportement ou le rendement de l’employé, car ceux-ci pourraient contribuer a allonger la période de préavis ou donner lieu a des dommages-intérets pour souffrance morale.

Notre point de vue

Puisque les tribunaux semblent de plus en plus disposés a accorder des dommages-intérets importants aux employés congédiés, les employeurs doivent etre particulierement bien informés quant a leurs droits et obligations en matiere de congédiement. (A cet égard, il faut bien se rappeler que les renseignements fournis dans le présent article visent les employeurs régis par la loi provinciale qui ne sont pas partie a une convention collective avec l’employé congédié. Le Code canadien du travail prévoit un régime distinct pour les employeurs qui relevent de la loi fédérale).

Dans le prochain numéro, nous parlerons des questions découlant de la décision de congédiement, notamment la quittance, le devoir de l’employé de réduire les dommages, les références d’emploi, le droit des employés congédiés aux avantages sociaux, et les déductions faites aux préavis. (Voir “Les finitions — mettre la derniere main au congédiement” sous la rubrique “Publications”.)

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec Andrew Tremayne au (613) 563-7660, poste 236.